Presupuesto de viaje en grupo: plantilla Excel gratis

El presupuesto de un viaje con amigos debe responder a dos preguntas: cuánto pensamos gastar y cuánto llevamos gastado. Esta plantilla gratuita reúne ambos datos, con seis categorías y espacio para 100 gastos. Descarga el archivo Excel o impórtalo en Google Sheets para completarlo con tu grupo.

Descargar la plantilla gratis (.xlsx)

Sin registro ni correo electrónico. El ejemplo usa dólares estadounidenses. Puedes cambiar los importes, pero el archivo no convierte monedas ni calcula las deudas de cada persona.

Dos hojas para seguir el viaje

Presupuesto recoge las previsiones de alojamiento, transporte, supermercado, restaurantes, actividades y otros gastos. Indica el número de viajeros y edita las celdas azules. La hoja calcula el gasto por categoría, lo que queda disponible y un promedio por persona. Un importe disponible negativo indica que se ha superado lo previsto.

Gastos guarda la fecha, categoría, descripción, persona que pagó, importe y notas. Sustituye los cinco ejemplos ficticios antes de empezar. Las 100 filas de entrada van de la 7 a la 106; las filas siguientes no entran en los cálculos. Conserva los nombres de las categorías para que la lista desplegable y el resumen coincidan.

Preparar el presupuesto antes de reservar

1. Acuerden cuánto puede gastar cada persona, incluyendo el viaje hasta el destino.
2. Empiecen por los costes fijos: alojamiento, transporte y entradas ya reservadas.
3. Estimen comidas y actividades por separado. Dejen margen en Otros para imprevistos.
4. A medida que paguen, registren los importes reales en la hoja Gastos.

La plantilla incluye un presupuesto ficticio de US$1,600 para cuatro personas: US$900 de alojamiento, US$180 de transporte, US$120 de supermercado, US$180 de restaurantes, US$160 de actividades y US$60 de otros gastos. Los cinco gastos de ejemplo suman US$1,456, por lo que quedan US$144. El promedio es US$364 gastados por persona frente a US$400 previstos. Son cifras de demostración, no una estimación del precio de un viaje.

Usarla en Google Sheets

Descarga el archivo, abre Google Sheets y selecciona Archivo → Importar → Subir. Elige el archivo Excel y crea una nueva hoja de cálculo. Se importan las dos pestañas. Compártela con tu grupo y acuerden quién introduce cada gasto para evitar duplicados. Google explica el proceso en su guía para importar archivos Excel.

Cuenta cada coste una sola vez

Si Alex paga US$900 por el alquiler, anota US$900 una vez. Si un amigo le envía US$225, es un reembolso, no un nuevo gasto del viaje. Un anticipo al propietario es distinto: anota el anticipo y después el saldo pendiente, o el total una sola vez. No combines ambas formas.

Mantén las fianzas reembolsables fuera del total hasta confirmar un cargo definitivo. Registra una devolución del proveedor como un importe negativo en la categoría original. Convierte los gastos en otras monedas a una única moneda de seguimiento antes de introducirlos, usando el importe realmente cobrado cuando lo conozcas. El archivo no tiene un servicio de tipos de cambio.

El promedio no es la cuenta de cada persona

Quien se queda una noche puede tener una parte del alojamiento menor que quien se queda tres. Una visita al museo puede incluir solo a dos amigos. El promedio ayuda a planificar; no reparte esos gastos. Para fechas de llegada distintas, usa nuestra calculadora de alquiler por noches y conserva por separado los participantes y las partes de cada gasto.

Para llevar ese registro juntos, Spliz para viajes en grupo permite anotar gastos y repartirlos a partes iguales, por participaciones o importes exactos. Tus amigos pueden unirse como invitados después de instalar la app. Pueden devolver el dinero fuera de Spliz y registrarlo en el grupo; no hace falta comprar cripto para llevar los gastos.

¿Un total parece incorrecto?

Comprueba que los importes sean números y que el número de viajeros sea un entero entre 1 y 100. La hoja Presupuesto avisa de entradas inválidas. Un importe sin categoría, o con una desconocida, aparece en Sin categoría y sigue contando en el total. Comprueba también que hayas borrado los ejemplos y usado solo las 100 filas previstas.

Es un archivo editable para planificar, sin macros, conexiones externas ni pagos. Guarda una copia original antes de modificar las fórmulas. Nuestra guía para compartir gastos explica cómo relacionar los costes, los importes pagados y los reembolsos.